Zugangseröffnung gem. § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW

Elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren
Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3a Verwaltungsverfahrensgesetz NRW – VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Die Stadt Sankt Augustin eröffnet gem. § 3a VwVfG den eingeschränkten Zugang für die Kommunikation ausschließlich mit der Stadt Sankt Augustin und nicht für Dritte unter folgenden Bedingungen:

1. Formgebundene Schreiben

1.1 Verwaltungsverfahren über eine einheitliche Stelle

Ist durch Rechtsvorschrift angeordnet, dass ein Verwaltungsverfahren über eine einheitliche Stelle abgewickelt werden kann, so können Sie diese Schreiben auch auf elektronischem Wege übermitteln. Ausschließlich folgende E-Mail-Adressen stehen hierfür zur Verfügung:

Einheitliche Stelle (Einheitlicher Ansprechpartner):
ea@rhein-sieg-kreis.de

Zuständige Stelle:
zs@sankt-augustin.de

Ist in dem Verwaltungsverfahren Schriftform angeordnet, so ist in diesem Fall das elektronische Schreiben mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Eine Signierung mit einem Pseudonym ist nicht zulässig. Die vollständigen Absenderangaben sind zu übermitteln.

1.2. Andere formgebundene Schreiben

Alle weiteren Schreiben, für die ein Gesetz Schriftform anordnet, wie zum Beispiel Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nicht per E-Mail übermitteln. Diese müssen zur Rechtsverbindlichkeit derzeit noch schriftlich mit eigener Unterschrift übermittelt werden.

2. Einfache formlose Schreiben

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadt Sankt Augustin ist für den einfachen formlosen Schriftverkehr (hier ist Ihre eigenständige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) an alle im Internetangebot oder Briefkopf aufgeführten E-Mail-Adressen möglich.
Außer in den unter 1.1 genannten Fällen nimmt die Stadt Sankt Augustin zur Zeit noch keine verschlüsselten und/oder signierten E-Mails entgegen, da die technische Ausstattung noch nicht an allen Arbeitsplätzen vorhanden ist. Bitte beachten Sie deshalb hierbei, dass Ihre Daten unverschlüsselt über öffentliche Kommunikationsnetze übermittelt werden. Auch kann eine garantierte Übermittlung aufgrund der generellen Unsicherheit im Bereich der E-Mail-Kommunikation nicht gewährleistet werden.
Wenn Sie die Stadt Sankt Augustin per E-Mail kontaktieren, gehen wir davon aus, dass wir Ihnen auch auf diesem Wege antworten dürfen, soweit Vorschriften (z.B. förmliche Zustellung oder Schriftformerfordernis) oder datenschutzrechtliche Belange dem nicht entgegenstehen.

3. Allgemeine technische Rahmenbedingungen

Möchten Sie Dateianhänge an die Stadt Sankt Augustin übermitteln, so beachten Sie dabei bitte, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden können. Folgende gängige Dateiformate können derzeit gelesen werden:

•    Portable Document Format (*.pdf)
•    Textdateien (Rich Text Format bzw. TXT-Dateien) (*.rtf, *.txt)
•    Microsoft Word ab Version 95 bis 2007 (*.doc, *.docx)
•    Microsoft Excel ab Version 95 bis 2007 (*.xls, *.xlsx)
•    Microsoft Powerpoint ab Version 95 bis 2007 (*.ppt, *.pptx)
•    Bilddateien in den Formaten *.jpg, *.jpeg, *.tif

Wenn Sie abweichende Dateiformate versenden wollen, bitte ich, dies mit dem jeweiligen Empfänger vorher abzustimmen, da sonst Ihr Dateianhang nicht gelesen und bearbeitet werden kann.
Dateien, die als selbstextrahierende *.exe Dateien umgewandelt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (zum Beispiel Makros, *.bat) enthalten, werden von der Stadt Sankt Augustin nicht angenommen. Die Gesamtgröße einer E-Mail ist auf 5 Megabyte (MB) beschränkt. E-Mails, die einen Virus enthalten, werden nicht angenommen. Hierüber erhalten Sie keine Information.

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